La importancia de los datos dentro de las organizaciones es innegable, pero existe una porción específica de esos datos en la que se debe hacer especial énfasis debido a su utilidad e importancia, los metadatos. Los metadatos son datos que describen otros datos, es decir, su principal función es actuar como etiquetas que facilitan la identificación, organización y comprensión de la información, sin necesidad de acceder directamente al contenido. Esto va a permitir, tanto a las personas como a los sistemas, localizar, interpretar y gestionar datos de manera eficiente.
Dentro de los metadatos, estos se pueden dividir en dos principales grupos: los metadatos pasivos y los metadatos activos. Los metadatos pasivos proporcionan una descripción estática, es decir, no se actualizan a medida que los datos cambian, como un nombre o una fecha. En cambio, los metadatos activos son dinámicos y se actualizan continuamente en tiempo real, permitiendo un control más preciso de la información. Estos últimos, apoyados por automatización y aprendizaje automático, ofrecen una visión más rica y actualizada de los datos, ayudando a las organizaciones a tomar decisiones más informadas.
Metadatos pasivos vs. activos
Una vez introducida la descripción de estos tipos de metadatos, vamos a intentar comprenderlo un poco mejor con un ejemplo.
Imagina que tienes una biblioteca. En los libros de esta biblioteca, cada uno tiene una tarjeta de catálogo o registro física, que tiene dos caras y que contiene información acerca del libro. Por una de las caras viene detallada la información básica y fija sobre el libro, como el título, el autor y el año de publicación. Esa información no cambia, incluso si el contenido del libro se actualiza o si hay una nueva edición. Por la otra, en cambio, se registra el seguimiento del uso del libro, como pueden ser la fecha de préstamo y la fecha máxima de devolución, la persona que ha solicitado el préstamo y las condiciones sobre el estado del libro en el momento del préstamo y devolución.
A lo que se quiere llegar con todo esto, es que hemos dividido esa tarjeta conceptual en dos partes diferenciadas, teniendo por una cara los metadatos pasivos sobre el libro, que en este caso representaría a nuestros datos, que ofrecen una vista fija y limitada de los mismos, y por la otra, los metadatos activos, que proporcionan información en tiempo real, reflejando cualquier cambio o interacción que ocurra con los mismos.
Tipos de metadatos
Además de la clasificación comentada anteriormente, existen otras formas de organizar los metadatos en diferentes grupos, dependiendo del propósito que realicen o de los usuarios que vayan a hacer uso de ellos. A continuación, se presentan los tipos más comunes:
- Metadatos Técnicos: proveen detalles sobre la estructura técnica de los datos, lo que facilita su almacenamiento y procesamiento. Este tipo de metadato incluye información como el formato de archivo, nombres de tablas y columnas, esquemas de base de datos, ubicaciones geográficas de los datos, fuentes de datos, etc.
- Metadatos de Negocio: son comprensibles para los usuarios no técnicos y proporcionan el contexto y las reglas empresariales para el uso de los datos. Sirven para alinear la información con los objetivos de la organización. Incluyen definiciones de términos comerciales, reglas de negocio, modelos y procesos empresariales, métricas y KPIs, entre otros.
- Metadatos Operacionales: describen cómo se han creado, transformado y gestionado los datos a lo largo del tiempo. Ofrecen un historial de cambios y uso, tales como fechas de carga y actualización, estados de los datos, información de linaje (origen y transformaciones de los datos), …
- Metadatos de Procesos: una subdivisión de los metadatos operacionales, que detalla los procesos involucrados en la carga de datos en almacenes o lagos de datos. Incluyen información como logs de ejecución de trabajos, resultados de auditorías, registros de errores, etc.
- Metadatos de Procedencia: estos metadatos rastrean el origen y los cambios de los datos a lo largo del tiempo, lo que permite verificar su autenticidad y precisión. Son útiles para asegurar la calidad de los datos y pueden incluir registros de propiedad, historial de versiones, logs de cambios, entre otros.
- Metadatos Estructurales: describen cómo están organizados los datos físicamente, proporcionando detalles sobre las relaciones entre distintos conjuntos de datos, sus versiones y sus estructuras. Son esenciales para crear diccionarios de datos y pueden incluir, por ejemplo, los tipos de elementos de datos, los nombres de tablas y registros y sus tamaños.
- Metadatos Administrativos: ayudan a gestionar los datos y garantizar su gobernanza, estableciendo políticas de acceso, preservación y uso. Este tipo de metadato incluye información sobre derechos de autor y acuerdos de licencias, gestión de derechos técnicos, restricciones de acceso y uso, información de preservación de datos, …
- Metadatos Sociales: ofrecen información sobre cómo las personas interactúan con los datos, proporcionando valiosos insights para mejorar su uso. Estos metadatos incluyen información sobre los autores o creadores, las tablas más consultadas y frecuencia de uso y consultas.
Cómo gestionar metadatos activos
Una vez que conocemos los tipos de metadatos y su organización, es fundamental conocer la forma de gestionarlos. La gestión de metadatos es esencial para garantizar que los datos sean accesibles, organizados y confiables. Una buena estrategia de gestión de metadatos permite a las organizaciones localizar información rápidamente, tomar decisiones basadas en datos y cumplir con normativas. En el caso de los metadatos activos, su gestión debe ser aún más dinámica, automatizada y en tiempo real. Por ello, explicamos algunos aspectos clave, que no deben faltar en la gestión de metadatos activos:
- Clasificación automática de datos sensibles: la automatización de estos datos es clave para identificar y proteger datos críticos, como información personal o confidencial. Un sistema de metadatos activos puede clasificar estos datos automáticamente y aplicar las políticas necesarias, evitando errores humanos.
- Purga y archivo de datos obsoletos: los sistemas de gestión de metadatos activos permiten archivar o eliminar automáticamente datos que ya no se utilizan. Esto no solo mejora la eficiencia del almacenamiento, sino que también ayuda a cumplir con regulaciones de retención de datos, eliminando información obsoleta de manera automática.
- Alertas para usuarios finales: es fundamental que se puedan enviar notificaciones automáticas cuando se detectan cambios en los datos o anomalías, como errores en una base de datos, ya que agiliza la corrección de problemas y asegura que los datos utilizados en decisiones sean siempre los más recientes y precisos.
- Identificación de los activos de datos más utilizados: la gestión de metadatos activos permite rastrear qué conjuntos de datos son los más consultados, ofreciendo una visión clara de los recursos más valiosos para la organización. Con esto, se pueden optimizar las búsquedas y priorizar el acceso a los datos más relevantes.
En resumen, es importante que las organizaciones conozcan los distintos tipos de metadatos que existen y los aspectos clave para gestionarlos, para que puedan centrarse en aquellos que les van a permitir adaptarse a los cambios en sus datos y, por tanto, poder realizar una toma de decisiones de manera informada, ágil y eficiente.
