La Gobernanza de Datos implica la participación de diversas personas que desempeñan distintos roles para garantizar el cumplimiento de objetivos. En estos roles se incluyen aquellos directamente comprometidos con la Gobernanza de Datos (Executive Sponsor, Data Governors y varios tipos de Data Stewards) así como la experiencia y apoyo de la Data Governance Program Office, que incluye roles como Data Governance Manager y Enterprise Data Steward.
En este artículo, nos centraremos en los roles, tipos y diversas responsabilidades de los Data Stewards. Se identifican tres tipos principales de Data Stewards que asumen las responsabilidades necesarias para garantizar el éxito y la solidez en la Custodia de Datos. Sin embargo, algunas organizaciones pueden utilizar otro tipo de Data Steward, conocido como Project Data Steward.
Business Data Steward
El Business Data Steward es el representante principal de los datos en su función comercial, encargado de aspectos como calidad, uso y reglas relacionadas. Conoce bien los datos y trabaja con ellos frecuentemente. Aunque consulta a expertos en la materia, este asume la responsabilidad de los datos y metadatos, teniendo la autoridad para exigir la participación de expertos en la provisión de información necesaria. Sus responsabilidades se pueden dividir en tres categorías: Alineación empresarial, Gestión del ciclo de vida de los datos y Calidad de datos y reducción de riesgos.
Entre las responsabilidades asociadas con la alineación empresarial se encuentran, entre otras, las siguientes:
- Trabajar estrechamente con otros Business Data Steward, principalmente a través del Data Stewardship Council.
- Alinearse con la función empresarial. Son responsables de hablar si se enfrentan a problemas con los datos, así como cuando los cambios propuestos o las soluciones a los problemas no funcionen.
- Identificar y ser responsables de los términos comerciales clave que son fundamentales para la función comercial.
- Participar en esfuerzos para definir métricas, procesos y estándares de gestión de datos.
- Apoyar a los Data Governors revisando elementos como problemas o inquietudes sobre los datos y, cuando sea apropiado, haciendo recomendaciones.
- Comunicar las decisiones sobre los datos y el impacto de estas.
Entre las responsabilidades en relación con la gestión del ciclo de vida de los datos se incluyen:
- Proporcionar información y orientación a los Data Governors para participar en el proceso de control de cambios.
- Trabajar con las partes interesadas (incluidos otros Business Data Stewards) para resolver conflictos o gestionar problemas a través del proceso de resolución y escalada.
- Asegurarse de que los datos se utilicen de manera coherente y solo para usos aprobados.
- Definir y publicar las reglas comerciales relacionadas con los datos.
Entre las responsabilidades en materia de calidad de datos y reducción de riesgos figuran las siguientes:
- Trabajar con los Technical Data Stewards para definir las reglas de calidad de datos basadas en los requisitos de todas las partes interesadas.
- Definir los niveles aceptables de calidad de datos según las necesidades comerciales y el uso de los datos.
- Cuando la calidad de los datos cae por debajo de niveles aceptables, los Business Data Stewards deben participar en el esfuerzo para evaluar el problema, encontrar la causa raíz del deterioro y ayudar a determinar si hay beneficio comercial suficiente para corregir la causa de la disminución de la calidad de los datos.
Technical Data Stewards
Los Technical Data Stewards son personal de TI que apoya el esfuerzo de Gobernanza de Datos. Están vinculados a sistemas específicos, aplicaciones, almacenes de datos y procesos de ETL en la cadena de información técnica. Su rol implica ofrecer información sobre la creación, transformación y movimiento de datos, así como el historial de cómo los datos alcanzaron su estado actual. Estos custodios son comúnmente elegidos entre especialistas en aplicaciones y pueden cambiar debido a rotaciones en los departamentos de TI, buscando incrementar el conocimiento en el área.
El rol de un Technical Data Steward difiere de los diversos expertos en temas de TI con los que la empresa puede estar acostumbrada a trabajar en tres aspectos:
- La dirección de TI les asigna el rol. Además, trabajando con la Gobernanza de Datos.
- Tienen la responsabilidad de ofrecer respuestas de manera adecuada.
- Forman parte del equipo de Data Stewardship.
Entre las responsabilidades de los Technical Data Stewards se encuentran las siguientes, entre otras:
- Proporcionar experiencia técnica para procesos ETL, almacenes de datos y herramientas de elaboración de informes y BI.
- Ser capaz de describir cómo funciona un sistema o proceso.
- Revisar código, estructuras de base de datos (tablas, vistas, columnas…) para comprender cómo se crea, almacena y transforma el dato.
- Ayudar a encontrar dónde se implementan físicamente los términos empresariales en las bases de datos y diferentes estructuras.
Operational Data Stewards
Los Operational Data Stewards son ayudantes de los Business Data Stewards. Suelen participar en el mantenimiento diario de los datos, incluyendo recopilación e introducción de estos. Gracias a esto se encuentran en una posición que les permite notar cuando los datos no tienen un mantenimiento adecuado o no se están aplicando las reglas de calidad establecidas. Aunque los Business Data Stewards siguen siendo responsables de los datos, el Operational Data Steward puede informar sobre todos estos problemas y ayudar a minimizar el impacto.
Algunas de las responsabilidades de los Operational Data Stewards son:
- Seguir las políticas, procedimientos y procesos de creación y actualización de datos al ingresar o modificar datos.
- Examinar los datos con el fin de ayudar a recopilar métricas relacionadas con estos.
- Realizar análisis de datos para ayudar a investigar y resolver problemas relacionados con los datos.
- Colaborar con equipos de proyectos que necesiten realizar cambios en los datos.
- Comunicar posibles oportunidades de mejora de calidad de los datos.
Project Data Stewards
El Project Data Steward ayuda a cumplir el requisito de que debe existir representación de la Data Stewardship en todos los proyectos importantes. El Project Data Steward representa a los Business Data Steward en los proyectos para notar cuándo se necesita su participación o cuando se necesitan respuestas. Es importante tener en cuenta que los Project Data Stewards no son Business Data Stewards y no toman decisiones. Las responsabilidades de los Project Data Stewards pueden desglosarse en tres áreas: metadatos, calidad de los datos y alineación del proyecto.
Algunas responsabilidades en materia de metadatos son las siguientes:
- Trabajar con el Data Stewardship Council para identificar para identificar quién debería ser el propietario y ser responsable de identificar los metadatos para el término.
- Revisar el nombre del término comercial para obtener una definición comercial que cumpla con los estándares para tales definiciones.
- Recopilar los cálculos propuestos de los expertos en el tema del proyecto y revisarlos con el Custodio de Datos Empresarial.
- Llevar las decisiones del Business Data Steward de vuelta al proyecto para su incorporación en el proyecto.
Algunas responsabilidades en materia de calidad de datos son las siguientes:
- Documentar las reglas propuestas de calidad de datos y los problemas conocidos de calidad de datos proporcionados por los expertos en el tema del proyecto.
- Consultar con el Business Data Steward para evaluar el impacto de los problemas de calidad de datos en los datos del proyecto, y discutir si los problemas percibidos son reales, cuán difíciles serían de corregir y si existe algún dato de mayor calidad que el proyecto pueda utilizar en su lugar.
- Colaborar en cualquier esfuerzo de perfilado de datos, incluido el análisis inicial de los resultados antes de revisarlos con el Business Data Steward, y ayudar a otros para garantizar que se sigan los estándares y que los resultados se documenten adecuadamente.
Algunas responsabilidades en materia de alineación del proyecto son las siguientes:
- Colaborar con el gerente de proyecto y los miembros del proyecto durante el proyecto.
- Asegurarse de que se aborden los entregables y las preocupaciones de la Gobernanza de Datos.
- Coordinarse con los Business Data Stewards para recopilar definiciones, reglas de calidad de datos y otros metadatos sobre los términos comerciales del proyecto.
Fuentes:
Especificación UNE 0077 y 0078 sobre Gobierno y Gestión de Datos.
Data Governance: From the Fundamentals to Real Cases
