
Alertas que indican la necesidad de gobernar los datos
En esta entrada se indican los distintos puntos de dolor o alertas que las organizaciones se encuentran en su día a día, y que de cierto modo hacen ver la necesidad de gobernar los datos. Algunos ejemplos son:
- Ausencia de confianza en los datos: Si los empleados o líderes de la organización expresan dudas sobre la calidad e integridad de los datos utilizados en la toma de decisiones, es una señal clara de que se necesita un gobierno de datos. El gobierno de datos tiene como misión establecer políticas y procedimientos para asegurar que los datos son usados y tienen los niveles adecuados de calidad para el uso para que se pretende hacer de ellos; esta visión debería ser transversal a toda la organización para garantizar confiabilidad en los datos utilizados en toda la organización.
- Falta de entendimiento estandarizado del significado de los datos para el negocio: El creciente volumen de datos generado por nuevas tecnologías puede resultar incomprensible si no se generan metadatos descriptivos o no se cuenta con una documentación adecuada, como modelos de datos. Esto lleva a desconocer el significado de cada dato, lo que puede conducir a interpretaciones erróneas y decisiones incorrectas que resultan en pérdidas económicas y desmotivación de los empleados.
- Incumplimiento de regulaciones y leyes: Si la organización enfrenta problemas de cumplimiento normativo relacionados con la privacidad de los datos, la seguridad de la información o la gestión de datos sensibles es una señal clara de que se necesita un gobierno de datos que centre determinados esfuerzos en el aseguramiento de dicho cumplimiento normativo. El gobierno de datos, mediante la creación de políticas adecuadas de privacidad y seguridad, permite asegura que los datos se gestionen de acuerdo con las regulaciones y leyes vigentes.
- Dificultad para acceder y compartir datos: Si los empleados encuentran dificultades para acceder a los datos necesarios o si la compartición de datos entre departamentos es complicada y poco eficiente, es una señal de que se necesita gobernar los datos. El gobierno de datos establece políticas para determinar quién puede acceder a qué datos y con qué propósito y debe aprobar procesos que regulen y faciliten el acceso y la compartición de datos de manera segura y eficiente.
- No designación de responsabilidad y propiedad de los datos: Si no está claro quién es responsable de los datos en la organización o si no se asignan roles y responsabilidades claras en relación con la gestión de datos y la gestión de la calidad de los datos, es una señal de que se necesita un gobierno de datos. El gobierno de datos tiene que definir roles y responsabilidades para asegurar que los datos sean gestionados de manera responsable. Normalmente, un lugar adecuado para describir estas responsabilidades suele ser la definición de los procesos de gestión de datos y de gestión de calidad de datos. La herramienta típica para gestionar estas relaciones son mediante las matrices RACI. No debe confundirse estas responsabilidades con los derechos de acceso a los datos para tareas específicas del negocio.
- Ausencia de trazabilidad de los cambios en los datos: lamentablemente, la falta de documentación sobre el ciclo de vida de los datos es común en las organizaciones. Los usuarios a menudo desconocen desde qué sistemas vienen los datos que van a usar, o o cómo se transforman a lo largo de las diferentes etapas hasta su consumo, eliminación o almacenamiento. Esto puede resultar en problemas específicos a la hora de validar los resultados de los diferentes informes que se generen en la organización, así como introducir riesgos en las decisiones que se toman usando los datos.
- Ineficiencia en los procesos de gestión de datos: Si los procesos relacionados con la gestión de datos y la gestión de calidad de datos son ineficientes, redundantes o carecen de documentación adecuada, es una señal de que se necesita un gobierno de datos. Una de las misiones que debe tener el gobierno de datos es establece procesos y procedimientos claros y eficientes para la gestión de datos en toda la organización. Como marco de referencia para la definición de estos procesos, las organizaciones se pueden apoyar en las especificaciones UNE 0077 para los procesos de gobierno del dato, en la UNE 0078 para los procesos de gestión del dato y en la UNE 0079 para los procesos de gestión de calidad del dato.
- Desconocimiento de los responsables de los datos: La falta de claridad sobre quiénes son los responsables de los datos dificulta el trabajo de aquellos que necesitan utilizarlos. A menudo, solo unas pocas personas en la organización poseen el conocimiento necesario y, al irse, se llevan consigo esa información sin realizar una transferencia adecuada o documentarla adecuadamente.
- Ausencia de conocimiento sobre la localización de los datos: La búsqueda de los datos se convierte en una pérdida de tiempo debido a la falta de mapas de datos o catálogos que indiquen su ubicación. Esto resulta en horas de retrabajo al no tener una guía clara para acceder a los datos necesarios.
- Políticas de uso y acceso poco definidas: La ausencia de políticas de uso y acceso de datos documentadas y actualizadas genera confusión entre los usuarios, quienes no saben a quién ni cómo solicitar acceso a los datos. Además, los procesos informales y la falta de control generan situaciones en las que los usuarios tienen acceso a datos a los que no deberían o que utilizan de manera incorrecta, lo que conlleva brechas de seguridad.
- Necesidad de volver a realizar tareas innecesarias para acceder a los datos: Como se mencionó anteriormente, los usuarios y administradores de datos dedican horas adicionales para lograr disponibilidad, comprensión y uso de los datos. Esto genera frustración y desmotivación en los empleados, un rendimiento deficiente y una alta rotación laboral. Además, si se calcula el costo del tiempo de aprendizaje de un nuevo colaborador hasta que esté capacitado en el conocimiento del negocio, se reflejará un alto costo que se puede minimizar con una adecuada gestión de datos, mejorando así el ambiente laboral.
