Estrategias de Datos y Programas de Gobierno del dato
Los cambios en las organizaciones suelen responder a dos tipos de eventos:
- Cambios previstos o proactivos, que dan respuestas a eventos planificados.
- Cambios no previstos o reactivos, que normalmente dan respuestas a eventos aleatorios.
En nuestro ámbito, los cambios al sistema de gobierno del dato deberían estar planificados convenientemente de acuerdo con una determinada estrategia del dato. Sin embargo, algo que a veces no se termina de entender, es que, dada la envergadura de estos cambios, no pueden conceptualizarse en ningún caso como proyectos individuales aislados, ya que, de hacerlo así, la organización no tendrá sus datos plenamente gobernados. Esto se debe entre otras a las siguientes razones:
- Los cambios deben responder a una estrategia del dato previamente definida, y no a iniciativas aisladas.
- Acometer y conseguir todos los objetivos específicos incluidos en esta estrategia del dato puede ser inabarcable en un periodo de tiempo determinado y finito, y, más, con un conjunto de recursos finitos.
- Puede que haya tantos datos que sea imposible abordar los aspectos específicos para su gobierno en una única iteración, necesitándose varias de ellas.
- Las organizaciones evolucionan en el tiempo y sus necesidades de datos van cambiando, y van necesitando nuevas estrategias de negocio, y, por tanto, nuevas estrategias de datos.
- Se producen cambios en el entorno de la organización, lo que a su vez provoca cambios a nivel interno.
Así, la implementación una estrategia de datos deberá provocar una “avalancha de cambios controlados” al sistema de gobierno del dato. Esta “avalancha de cambios controlados” se realizará a través de uno o varios programas de gobierno de datos que se secuenciarán en el tiempo. Un programa de gobierno de datos debe entenderse como un conjunto de proyectos interrelacionados que persiguen un objetivo común, en el que cada uno de los proyectos contribuye de alguna manera a una estrategia del dato. A veces, los objetivos estratégicos tienen un alcance tan amplio y/o son tan complejos, que puede ser necesario un conjunto de varios programas de datos entrelazados y secuenciados en el tiempo, que tendrán que ser ejecutados en función de las restricciones y disponibilidad de recursos de la organización.
Y la complejidad de este escenario se incrementa si se piensa que puede ser necesario definir e implementar simultáneamente varias estrategias del dato. En este escenario, la comunicación, el control y la coordinación entre los diferentes implicados se puede hacer tremendamente difícil. Y estas situaciones se repetirán en la organización en la sucesión del tiempo. Así, parece que la complejidad de abordar todos los proyectos puede crecer hasta hacerse inmanejable.
Por esta razón, parece sensato pensar que las organizaciones, independientemente de su tamaño y de la cantidad de datos que usen, necesitarían dedicar un conjunto de personas a hacerse cargo en exclusiva de la coordinación de los programas de gobierno del dato. Este conjunto de personas estaría trabajando a instancias del consejo de gobierno del dato, quien es el responsable de formular la(s) estrategia(s) del dato y buscar la aprobación de las mismas por parte de la dirección ejecutiva de la organización, responsable en última instancia de lo que ocurra en la organización. Así, nace la función que en muchas organizaciones han llamado formalmente la “oficina del dato”. UNE 0077 introduce el sistema de gobierno de datos, y describe la oficina del dato como “la estructura organizativa que coordina el desarrollo de los diferentes componentes del sistema de gobierno y gestión del dato”. Por tanto, esta oficina del dato tiene que asumir una estructura funcional orientada a programas de datos.
Para optimizar la forma de trabajar en esta “coordinación del desarrollo”, la oficina del dato debería adoptar formas de trabajo homogéneas a lo ancho de toda la organización, en la que se hayan establecidos unos mecanismos claros de comunicación, colaboración y control entre los roles organizacionales implicados en el gobierno y la gestión de los datos. El establecimiento de esos mecanismos comunes de trabajo, podrían ser en sí mismo parte de una estrategia temprana de datos. Lo que se persigue es que todas las áreas de actuación del gobierno y gestión del dato estén alineadas a una serie de buenas prácticas recogidas en los principales marcos de referencia. Es importante mencionar que estas formas de trabajar pueden ser revisadas y mejoradas a medida que la organización madura en su capacidad de gobernar y gestionar los datos. En este sentido, la aparición de las especificaciones UNE 0077, UNE 0078, UNE 0079, y, especialmente el Modelo Alarcos de Madurez de Datos (MAMD) incluido en UNE 0080 facilita el establecimiento de procesos particularizados en la organización basados en las buenas prácticas para cada una de las áreas de actuación (del DG, DM, y DQM) al aportar un marco de referencia completo en el que se describen tanto los elementos conceptuales como metodológicos. Ejemplo de estos procesos pueden ser el establecimiento de políticas del dato, la gestión de la seguridad de los datos, la gestión de los metadatos, o el control y monitorización de la calidad del dato.
Teniendo todo esto en cuenta, parece lógico que las organizaciones aborden la creación de su propia Oficina del Dato, en donde se identifiquen los roles y responsabilidades necesarios para ejecutar las actividades de control, colaboración y comunicación de los roles implicados en la coordinación de los diferentes programas de gobierno del dato. Además, es importante destacar el hecho de que oficina del dato como función organizacional necesita también coordinarse con otras áreas de la organización (p.ej., consejo de gobierno del dato, consejo de data stewards, departamento financiero, departamento legal, áreas de producción…) para poder llevar a cabo la coordinación de los programas de gobierno del dato. Finalmente, y en función de la estructura de la organización la oficina del dato debería delegar a la oficina técnica u oficina del proyecto la ejecución de los proyectos incluidos en los programas de gobierno del dato, o incluso la ejecución de estos proyectos puede ser subcontratada a terceros, como habitualmente suele ocurrir en el caso de instituciones de la Administración Pública.
Resumiendo: la oficina del dato coordina la ejecución de los programas de gobierno de los datos necesarios para desarrollar el sistema de gobierno del dato de acuerdo a lo marcado por la estrategia del dato.
